Praca zdalna – jak przygotować do niej firmę

W czasach pandemii koronawirusa coraz więcej firm z różnych branż przechodzi na tryb pracy zdalnej. Możemy jednak zaobserwować, że nawet w przypadku luzowania obostrzeń i stopniowego powrotu do normalności, praca zdalna wcale nie traci na popularności. Część pracowników i pracodawców decyduje się pozostać przy nowym trybie lub przejść na tryb hybrydowy (tzn. taki, w którym praca zdalna przeplata się z pracą stacjonarną). Dlaczego tak się dzieje oraz jak przygotować firmę na przejście w tryb pracy zdalnej? Spróbujemy nakreślić.

Praca zdalna – jakie ma zalety i dlaczego bywa tak chętnie wybierana?

Pandemia COVID-19 wymusiła przejście w tryb pracy zdalnej części polskich przedsiębiorstw. Ale praca zdalna w domu funkcjonowała przecież przed koronakryzysem i na pewno utrzyma się po nim. Nie tylko utrzyma, ale nawet rozrośnie, ponieważ wielu ludziom doświadczenie pracy zdalnej przypadło do gustu – i to zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców. Nie wszystkim ona odpowiada, bo pracownicy o bardziej ekstrawertycznym usposobieniu mogą odczuwać brak towarzyskiego pierwiastka pracy w grupie – jednak nie jest on szczególnie istotny dla większości podejmowanych projektów, a czasami nawet może źle wpływać na produktywność zespołu.

Dlaczego ludzie tak bardzo cenią sobie nowy tryb pracy? Cóż, praca zdalna jest najzwyczajniej wygodna. Pozwala na zaoszczędzenie czasu przeznaczanego wcześniej na dojazdy czy poranne szykowanie się do biura. Do pracy zdalnej „wychodzimy” później i „wracamy z niej” wcześniej, nawet jeśli wymiar przepracowanych godzin się nie zmienia. Mamy więc więcej czasu dla siebie. I nie ma tu znaczenia, czy jesteśmy pracownikiem, czy pracodawcą.

Oprócz tego oszczędzamy pieniądze, bo nie musimy ich wydawać na dojazdy – paliwo lub bilety na komunikację miejską. Duża oszczędność może leżeć także po stronie pracodawcy, który w przypadku pracy zdalnej nie musi utrzymywać przestrzeni biurowej. Wiele mówi się o tym, że całkowite przejście na pracę zdalną bywa dla pracodawcy dużą inwestycją, kiedy musi wydać środki np. na laptopy do pracy zdalnej dla całego zespołu, jednak w dłuższej perspektywie takie rozwiązanie może się opłacać właśnie ze względu na znaczną redukcję kosztów najmu i utrzymania biura. Ostatecznie komputery do biura też należy zakupić, a dodatkowe akcesoria, takie jak np. słuchawki do pracy zdalnej, nie są aż tak dużym wydatkiem. Zakup dodatkowego sprzętu może też zostać zrealizowany przez kredyt – np. Mistrzowski kredyt Gotówkowy – który pozwoli szybciej zrezygnować z biura.

Z perspektywy pracownika zalety pracy zdalnej to także większa jej elastyczność i możliwość dostosowania warunków do własnych upodobań. Praca zdalna zazwyczaj znosi dress code, nie ma też problemów z jedzeniem w trakcie pracy, można zwykle słuchać swojej ulubionej muzyki itd. Niestety ta swoboda może iść zbyt daleko i sprawić, że produktywność pracowników znacząco spadnie, dlatego należy odpowiednio przygotować ich do takiego trybu.

Jak przygotować pracowników do pracy zdalnej

Wydawać by się mogło, że praca zdalna w domu nie wymaga żadnego przygotowania pracowników. Przecież każdy, kto wykonuje swoje obowiązku w biurze, jeśli polegają one przede wszystkim na obsłudze programów komputerowych, może bez problemu te same czynności wykonywać na komputerze w swoim domu. Wystarczy więc odpowiednie oprogramowanie do rejestrowania czasu pracy, ewentualnie dające szyfrowany dostęp do firmowych serwerów i cała reszta działać będzie jak zwykle, prawda? Okazuje się jednak, że wcale tak nie jest. Praca zdalna ma swoją specyfikę, do której lepiej przygotować pracowników, w przeciwnym razie ryzykujemy spadkiem efektywności całego zespołu.

Jakie zachowania podpowiadać pracownikom, aby zachowali oni wysoką produktywność, pracując z domu? Po pierwsze – właściwe zorganizowanie przestrzeni do pracy. Praca stacjonarna w biurze cechuje się przestrzenią przeznaczoną do pracy, natomiast praca zdalna w domu wkrada się w przestrzeń wcześniej przeznaczoną na relaks i rozrywkę. Ulubiona kanapa i stół w salonie nie kojarzą się z pracą i nie nastrajają do pracy. Wygospodarowanie kawałka przestrzeni – osobnego pokoju lub chociaż biurka w kącie, które nie będzie służyło do innych celów – na domowe biuro jest niezwykle ważne w czasie pracy zdalnej, bo pozwala lepiej się skupić i wejść w tryb pracy.

Druga sprawa to właściwa organizacja czasu. Jeśli możecie pozwolić sobie na pewną elastyczność i przejście w tryb bardziej zadaniowy – świetnie. Może się okazać, że z domu pracownik będzie w stanie wypełnić swoje obowiązki nawet szybciej. Kontrola czasu pracy przez programy go rejestrujące nie jest doskonała i często zdarza się, że pracownicy na home office załatwiają prywatne sprawy w czasie pracy. Nie muszą być to godzinne nieobecności, wystarczy drobiazg typu załadowanie pralki czy rozładowanie zmywarki. Kilka minut, ale skumulowane daje dłuższą nieobecność tym gorszą, że każdorazowo dekoncentrującą pracownika. Trzeba uświadomić zespołowi konsekwencje, jakie wynikają z takiego rozpraszania. Nie warto jednak stosować szczególnie restrykcyjnych sposobów kontrolowania obecności pracownika przed komputerem – wystarczające powinno okazać się rozliczanie z wykonanej pracy.

Badania wykazały także, że pozytywny wpływ na produktywność pracownika, który pracuje z domu, ma odpowiednie przygotowanie do pracy. Choć większość firm rezygnuje z dress code’u, w świetle tych badań nie jest to najlepsze rozwiązanie. Pracownik, który specjalnie ubiera się do pracy, może pracować wydajniej, niż pozostając cały dzień np. w piżamie. Jednym ze sposobów utrzymania dress code’u mogą być wideokonferencje. Służą one także utrzymaniu integracji zespołu, którą praca zdalna z domu może nadwyrężyć. O integrację pracowników warto zadbać szczególnie, poprzez wzmocnienie komunikacji między nimi – nie tylko w ramach wideokonferencji, ale i na komunikatorach przeznaczonych dla poszczególnych zespołów.

Praca zdalna, kiedy właściwie do niej przygotujemy firmę oraz jej pracowników, może przysłużyć się firmie i działać na rzecz jej rozrostu. Zwłaszcza że w takim trybie możemy rekrutować ekspertów z całego kraju!