Zakup oprogramowania – wszystko co musisz wiedzieć

Kiedy prowadzimy nowoczesną firmę, przynajmniej od czasu do czasu decydujemy się na zakup oprogramowania. Księgowanie tego wydatku może jednak być problematyczne, ponieważ przypisanie wydatku do konkretnej kategorii towaru czy usługi nie jest tu intuicyjne. Jeśli jednak zastanawiasz się, jak rozliczyć zakup oprogramowania, możesz skorzystać z naszego poradnika. Po jego lekturze wszystko stanie się jasne! 

Czym są wartości niematerialne i prawne? 

Chcąc zaksięgować zakup oprogramowania dla firmy, powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na wartości niematerialne i prawne. Co kryje się pod tym pojęciem? To takie aktywa trwałe, które pozyskuje się do użytku gospodarczego zgodnego z własnymi potrzebami. Minimalny okres użytkowania takich aktywów wynosi 12 miesięcy. Zakres wartości niematerialnych i prawnych ustala Ustawa o rachunkowości, która jako przykłady takich wartości wymienia autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne, licencje, koncesje, patenty, know-how, prawa do wynalazków, znaki towarowe, wzory użytkowe oraz zdobnicze, nabytą wartość firmy, koszty organizacji założenia lub rozszerzenia spółki akcyjnej oraz (przy pewnych obostrzeniach) koszty zakończonych prac rozwojowych. 

Jak widać, w ustawie nie pojawia się zakup oprogramowania jako przykład wartości niematerialnych i prawnych – i może budzić to wątpliwości przedsiębiorców. Jednak niepotrzebnie, ponieważ ustawa wymienia tylko przykłady, nie podaje zaś wyczerpującego katalogu omawianych wartości. Oznacza to, że mogą istnieć inne wydatki, które można rozliczać jako wartości niematerialne i prawne, jeśli tylko spełniają kryteria tej kategorii. 

Zakup oprogramowania – czy jest to wartość niematerialna i prawna? 

Choć ustawowe wyliczenia nie uwzględniają oprogramowania komputerowego jako wartości niematerialnej i prawnej, podają przykład nabycia autorskich praw majątkowych oraz licencji. Natomiast, jeśli przejrzymy Ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych, okaże się, że oprogramowanie komputerowe może być przedmiotem praw autorskich. Zatem zakup oprogramowania z perspektywy księgowania postrzegany powinien być jako pozyskanie autorskich praw majątkowych do programu lub licencji na jego użytkowanie. 

Nie jest to jednak reguła bezwzględna. Bez względu na to, czy mówimy tutaj o nabyciu prawa autorskiego do programu, czy tylko licencji na jego użytkowanie, muszą one spełniać wymagania zawarte w artykule 3 ustawy o rachunkowości. 

Kiedy zakup oprogramowania nie może być tratowany jako nabycie wartości niematerialnej i prawnej? 

Nie zawsze program komputerowy może być zaksięgowany jako wartość niematerialna i prawna. Wyjątków jest kilka. Pierwszy z nich to zakup programu razem z nabyciem komputera. Z tego typu sytuacją najczęściej mamy do czynienia przy systemach operacyjnych – jeśli kupujemy nowy komputer, zazwyczaj ma on wgrany jakiś system operacyjny umożliwiający jego działanie. I choć system ten wpływa na cenę komputera (czasem nawet musimy dopłacić konkretną kwotę np. za wersję z Windowsem zamiast Linuxa), nie może być rozliczany osobno jako zakup oprogramowania. W tej sytuacji oprogramowanie liczone jest jako element zestawu komputerowego, a ten – oczywiście – rozliczany jako nabycie środka trwałego. 

Jako wartość niematerialną i prawną nie może zostać także uznane oprogramowanie, które zostało napisane przez pracownika Twojej firmy, jeśli działał w ramach obowiązków służbowych. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych określa taki program jako dzieło zależne, a właścicielem autorskich praw majątkowych jest wtedy pracodawca – czyli Ty. Wytworzenie oprogramowania – inaczej niż zakup oprogramowania – nie może być przesłanką do uznania go za koszt działalności przedsiębiorstwa. 

Z trzecią sytuacją, w której zakup oprogramowania dla firmy nie jest często rozliczany jako wartość niematerialna i prawna, mamy do czynienia, gdy program jest elementem majątku o stosunkowo niskiej wartości. Zwykle kwotą graniczną jest w tej sytuacji 10 tysięcy złotych. W takiej sytuacji zazwyczaj zakup oprogramowania rozlicza się jako koszt działalności operacyjnej, a datę rozpoczęcia użytkowania utożsamia się z datą nabycia programu. 

Jak księgować zakup oprogramowania? 

Jeśli zakup oprogramowania można podpisać pod wartości niematerialne i prawne (tzn. jeśli nie podlega pod wyjątki, które opisaliśmy w poprzednim paragrafie), a także można wiarygodnie wycenić program oraz wiadomo, że będzie on w przyszłości źródłem korzyści majątkowych, można zaliczyć go do aktywów trwałych. W takiej sytuacji oprogramowanie dodaje się do ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych firmy. 

W jaki sposób ustalić początkową wartość oprogramowania? Za taką należy przyjąć oczywiście cenę nabytej wartości, czyli cenę zakupu programu. Wycena wartości oprogramowania polega na pomniejszeniu wartości początkowej (ceny zakupu) o odpisy amortyzacyjne. Amortyzacja rozpoczyna się w momencie rozpoczęcia korzystania z programu, a kończy, gdy suma amortyzacji zrówna się z wartością początkową programu, albo kiedy program zostanie wycofany z użycia (przestanie być elementem wartości niematerialnych i prawnych firmy). Od wartości początkowej można także odpisywać utratę wartości na skutek użytkowania lub upływu czasu – to ostatnie będzie miało największe znaczenie w przypadku oprogramowania, które może się dezaktualizować. 

Zakup oprogramowania do firmy warto odpowiednio księgować. Jak widać, nie jest to szczególnie trudne. Wydaje się, że wszelkie wątpliwości, jakie często się tu pojawiają, wynikają z braku wiedzy z zakresu rachunkowości. Teoretycznie wątpliwości może budzić także brak wymienienia oprogramowania w ustawie, ale jako przedmiot praw autorskich wpisuje się w zakres innego, wymienionego już przykładu.  

Ponieważ oprogramowanie komputerowe posiada w tej chwili praktycznie każda firma, a zakup oprogramowania zdarza się stosunkowo często, warto prawidłowo go rozliczać. W przypadku wątpliwości lepiej będzie zwrócić się do biura rachunkowego, specjaliści z pewnością mają spore doświadczenie w takich zagadnieniach.