Samochód służbowy jest bardzo często stosowany jako wabik dla przyszłych pracowników – uatrakcyjnia ofertę i zwiększa ilość odpowiedzi. Co więcej – niektórzy pracodawcy pozwalają na korzystanie ze służbowego auta poza godzinami pracy, co jest bardzo wygodne. Warto wiedzieć, jakie są warunki udostępniania pracownikowi służbowego auta do celów prywatnych oraz na co należy uważać.
Samochód służbowy – obowiązki pracownika
Samochód służbowy jest propozycją dla każdego pracownika, którego stanowisko wymaga pewnej mobilności – np. dla handlowca, który jeździ na wiele spotkań i to często w różne rejony Polski. W takiej sytuacji samochód pozwala na załatwienie dużo większej ilości spraw w danym dniu. Dzięki temu pracodawca wie, że wszystkie zlecone zadania będą załatwione w ekspresowym tempie. Można powiedzieć, że na niektórych stanowiskach auto jest w pewnym sensie podstawowym narzędziem pracy, bez którego trudno byłoby wypełniać swoje obowiązki w odpowiedni sposób. Jeśli pracodawca zgodzi się na to, by pracownik wykorzystywał auto do celów prywatnych, to ten może nawet zrezygnować z posiadania własnego środka transportu – co wiąże się dla niego z ogromną oszczędnością. To dlatego wiele osób chętnie aplikuje na stanowisko, w którym jednym z benefitów jest właśnie auto służbowe z możliwością wykorzystywania go do celów prywatnych.
Jednak pracownik, który korzysta prywatnie z auta służbowego, ma również pewne obowiązki. Musi on przede wszystkim dbać o jego czystość – zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz, i regularnie go tankować. Warto podkreślić, że auto służbowe jest wizytówką firmy, a w niektórych sytuacjach jego zaniedbanie może wiązać się z konsekwencjami. Wszelkie wydatki związane z pokryciem kosztów ubezpieczenia są po stronie pracodawcy. Sposób użytkowania auta służbowego jest zawarty w regulaminie, z którym należy się dokładnie zapoznać przed przyjęciem samochodu. Dzięki temu można uniknąć wszelkich niejasności i kłopotliwych sytuacji. Warto zaznaczyć, że auto wchodzi w skład powierzonego mienia pracowniczego, więc w związku z art. 124 KP pracownik odpowiada za szkodę w pełnej wysokości. Nie jest ważne to, czy w momencie zdarzenia auto było wykorzystywane do celów służbowych, czy prywatnych. Jeśli zdarzy się wypadek z winy pracownika, musi on liczyć się z możliwością poniesienia wysokich kosztów naprawy. Kolejną kwestią jest finansowanie wyjazdów – zarówno służbowych, jak i prywatnych. Pracownik może liczyć na to, że wszelkie wydatki związane z wypełnianiem obowiązków pracowniczych regulowane będą z budżetu firmy. Jeśli jednak zdecyduje się na wykorzystywanie auta do celów prywatnych, wówczas koszt związany z nimi będzie leżał po jego stronie. Głównie chodzi tutaj o tankowanie.
Samochód służbowy – obowiązki pracodawcy
Użytkowanie służbowego auta wiąże się nie tylko z obowiązkami po stronie pracownika. Pracodawca, powierzając pracownikowi mienie w postaci samochodu, bierze na swoje barki również pewną odpowiedzialność i zobowiązuje się do pokrycia kosztów:
- ubezpieczenia,
- wymiany opon,
- bieżących napraw,
- materiałów eksploatacyjnych,
- przeglądów okresowych,
- wymiany olejów i innych płynów.
To wszystko sprawia, że pracownik korzysta z auta i nie musi martwić się o wizyty u mechanika i wszelkie prace konserwacyjne. Jedynym jego obowiązkiem są wizyty na myjni, tankowanie i sprzątanie wnętrza pojazdu. Oczywiście musi troszczyć się również o to, aby pozostawiać go w odpowiednim miejscu i nie powodować żadnych kolizji. Jeśli auto zostanie zaparkowane niezgodnie z przepisami, co będzie wiązało się z mandatem, pracownik będzie zmuszony go opłacić. Kolejną kwestią jest to, że auta służbowego – nawet udostępnionego do celów prywatnych – nie może prowadzić nikt poza pracownikiem. Dodatkowo wszelkie wykroczenia popełnione podczas jazdy idą na konto kierowcy. W efekcie zdjęcie z fotoradaru wraz z mandatem zostanie dostarczone na jego adres domowy.
Samochód służbowy – jak jest rozliczany?
Jeśli pracownik używa służbowego auta do celów prywatnych, oznacza to przychód, który musi zostać odpowiednio opodatkowany. Zgodnie z treścią art. 12 ust. 2A Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość wykorzystywania służbowego samochodu do celów prywatnych określa się następująco:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3.
- 400 zł miesięcznie – dla aut o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
Jeśli auto wykorzystywane jest do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wartość ustala się za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty.
Przekazanie pracownikowi auta służbowego do celów prywatnych powinno odbyć się w odpowiedni sposób – nie obowiązują tutaj umowy ani ustalenia ustne. Musi być spisany specjalny regulamin, który porusza wszelkie aspekty – odpowiedzialność za mienię, sposób postępowania w przypadku kolizji, metodę rozliczania się z użytkowania auta. Umowa reguluje również:
- zasady ponoszenia opłat za paliwo,
- zasady używania pojazdu,
- liczbę kilometrów, jaką pracownik może pokonać w celach prywatnych,
- zasady zwrotu pojazdu,
- zasady, które mówią o sytuacjach, w których pracownik będzie musiał zaprzestać korzystania ze służbowego auta.
Warto podkreślić, że złamanie regulaminu najczęściej wiąże się z karami, więc należy tego bezwzględnie unikać. Nie wolno również korzystać ze służbowego auta w momencie, gdy pracodawca nie wyraził na to zgody, ponieważ może się to skończyć nawet zwolnieniem z pracy.
Auto służbowe bardzo często decyduje o tym, że kandydaci odpowiadają na daną ofertę pracy. Bez dwóch zdań zwiększa ona atrakcyjność konkretnego stanowiska. Jednak użytkowanie auta służbowego wiąże się również z pewnymi obowiązkami, których nieprzestrzeganie może rodzić poważne konsekwencje. Pracownik musi przede wszystkim dbać o wygląd zewnętrzny auta, jego czystość i odpowiednią eksploatację – szczególnie chodzi o ekonomiczną jazdę. W zamian otrzymuje pojazd, który może użytkować poza godzinami pracy. Czasami pracownik, który korzystał z auta służbowego, może go wykupić, i to w atrakcyjnej cenie, więc opłaca się dbać o powierzone mienie.
Źródła:
- https://kruczek.pl/samochod-sluzbowy/
- https://efl.pl/pl/biznes-i-ty/artykuly/samochod-sluzbowy-benefit-dla-pracownika
