W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu etykieta odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu relacji, budowaniu reputacji i osiąganiu sukcesu. Nie jest to jedynie zbiór formalnych zasad, bardziej chodzi o nienazwane niuanse i gesty, które wpływają i na wizerunek firmy, i na osobiste relacje zawodowe. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady etykiety biznesowej, które są kluczowe dla skutecznego funkcjonowania w dzisiejszym środowisku biznesowym.
Etykieta biznesowa – pozawerbalne elementy etykiety biznesowej
Mogłoby się wydawać, że stosowanie zasad savoir-vivre’u odeszło w cień razem z poprzednią epoką i w dzisiejszym świecie nie ma na nie miejsca. Ale to złudne wrażenie. Tak naprawdę zasady te świetnie się mają w świecie wielkiego biznesu. A i na niższym szczeblu warto je stosować. Zapoznanie się z zasadami etykiety biznesowej jest szczególnie ważne. Ich znajomość to rodzaj wizytówki i zaprezentowania siebie jako osoby kompetentnej oraz profesjonalnej.
W czasie spotkań biznesowych i przy pozyskiwaniu nowych klientów szczególnie ważne jest to, by zachowywać się w określony sposób. Etykieta biznesowa obejmuje zarówno werbalne, jak i pozawerbalne sygnały, które przekazujemy swoim rozmówcom. Ich stosowanie jest szczególnie istotne, jeśli chcemy pozyskać zaufanie, pokazać swój profesjonalizm i nawiązać długotrwałą i opartą na współpracy relację zawodową.
Etykieta biznesowa – podstawowe elementy na spotkaniach
O ile wewnątrz firmy, w której pracujesz, mogą panować nieco luźniejsze stosunki i bardziej rodzinna atmosfera, o tyle spotkania biznesowe z przedstawicielami innych firm wymagają zastosowania różnych zasad etykiety. Ważne jest już powitanie – pierwszego kroku powinna dokonać osoba na wyższym stanowisku, jeśli są to osoby równorzędne, rękę do uścisku wyciąga kobieta. To kobiecie także przedstawiamy mężczyznę, chyba że mamy do czynienia z dużą różnicą wieku – wtedy młodszą osobę przedstawiamy starszej.
Witające się osoby zawsze powinny wyjść spoza stołu czy biurka. W dobrym tonie jest przywitanie kontrahentów przy drzwiach, odebranie od nich okrycia i zaproponowanie czegoś do picia. W wielu firmach panuje praktyka mówienia sobie na „ty”. Przejście na bezpośredni rodzaj komunikacji jest możliwe tylko wtedy, jeśli zaproponuje to osoba starsza (także rangą) lub kobieta. To drobne niuanse, które warto pamiętać, ponieważ dzięki nim można zaprezentować się jako osoba elegancka i profesjonalna.
Etykieta biznesowa a wygląd
Mówi się, że to nie szata zdobi człowieka, ale w przypadku biznesu wygląd i ubranie są szalenie ważne. Nie chodzi tylko o to, że ubrania powinny być zadbane i schludne, znaczenie ma wiele więcej elementów. Zachowanie odpowiedniego dress code’u ma wyrażać szacunek do klientów, kontrahentów czy partnerów biznesowych. W przypadku ubioru reguły mogą być dość ścisłe – tak jest w niektórych branżach, jak bankowość, finanse, prawo. Tutaj panują zasady zabraniające noszenia intensywnych barw, odkrywania nóg (kobiety muszą nosić rajstopy nawet latem), palców u stóp, mocnego makijażu czy koloru paznokci.
W większości firm panuje styl nazywany biznes casual. Umożliwia on pracownikom podkreślenie swoich indywidualnych cech poprzez wybór ubrań i dodatków czy na przykład kolorów, ale w ramach dopasowanych do branży i rodzaju biznesu. Jest to nieco luźniejsza forma dress code’u, ale wymaga dbałości o wygląd, najczęściej oznacza także zakaz noszenia ubrań i obuwia sportowego oraz zachowanie umiaru pod względem ilości i rodzaju dodatków i biżuterii.
Etykieta zawodowa – dodatkowe elementy
Etykieta zawodowa to nie tylko wygląd czy sposób zachowania się na spotkaniach biznesowych. To także swojego rodzaju etyka pracy i współdziałania z kontrahentami i partnerami biznesowymi. Oto kilka najważniejszych zasad:
1. Punktualność
Punktualność to nie tylko oznaka profesjonalizmu, ale także wyraz szacunku dla czasu innych osób. Odroczenie spotkania czy opóźnienie dostawy może wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy oraz relacje z partnerami biznesowymi, podobnie jak spóźnianie się na spotkania. Szanując czas innych, buduje się reputację niezawodności.
2. Transparentna komunikacja
Szczera i otwarta komunikacja jest fundamentem udanych relacji biznesowych. Unikanie fałszywych obietnic, jasne wyjaśnianie sytuacji oraz umiejętność przyznawania się do błędów buduje zaufanie i pomaga wybrnąć z trudnych sytuacji. Współczesny konsument ceni uczciwość i gotowość do dzielenia się informacjami.
3. Lojalność i działanie zgodnie ze zobowiązaniami
Dotrzymywanie danego słowa oraz lojalność wobec partnerów biznesowych to kluczowe elementy etyki biznesowej. Realizacja zobowiązań w terminie i rzetelne wywiązywanie się z umów buduje zaufanie i pozytywną reputację. W tym punkcie warto wspomnieć także o ochronie danych osobowych. Przechowywanie i przetwarzanie danych powinno odbywać się w bezpiecznym środowisku i każda firma pracująca z nimi musi zadbać o zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa.
4. Wrażliwość kulturowa i uważność na różnorodność
W środowisku biznesowym coraz częściej spotykamy się z różnorodnością kulturową. Współpracujemy z firmami z całego świata, warto więc mieć na względzie różnice kulturowe i wykazywać wrażliwość na wynikające z nich wartości czy zachowanie. Tylko poszanowanie różnic może zagwarantować sukces w nawiązaniu relacji biznesowych.
5. Współpraca i budowanie relacji
Etykieta biznesowa służy przede wszystkim budowaniu relacji biznesowych, które często są kluczowe. Długoterminowe relacje buduje się trudno, ale są one bardziej zyskowne. Zamiast skupiać się na krótkoterminowych zyskach, warto budować trwałe partnerstwa oparte na zaufaniu, szacunku i współpracy, a bez znajomości etykiety biznesowej to nie może się udać.
Źródła:
– https://www.hrs.com/pl/blog/ogolne/podstawowe-zasady-etykiety-biznesowej.html
– http://www.savoir-vivre.com.pl/?etykieta-biznesu,124
