Spotkania biznesowe pozwalają przedstawicielom firm na nawiązanie współprac, omówienie strategii, negocjacje warunków umów. Dzięki nim firmy mogą zwiększyć sprzedaż i nawiązać nowe relacje. Jednak spotkania te powinny rządzić się swoimi prawami. Niestety bardzo często zdarzają się na nich błędy, które mogą uniemożliwić ich pozytywne zakończenie.
Spotkanie biznesowe — brak planu
Wiedząc o tym, czego należy unikać podczas spotkań biznesowych, mamy szansę przekłuć każde z nich w ogromny sukces. Na pewno spotkanie powinno być odpowiednio przygotowane. Jego plan powinien być gotowy na długo przed wydarzeniem. Nie ma nic gorszego niż improwizacja na spotkaniu, które ma przynieść sukces nam i firmie. Mówiąc o przygotowaniu spotkania biznesowego, warto przede wszystkim zaplanować jego miejsce. Zazwyczaj odbywają się one w obiektach, które mają doświadczenie w tego typu sytuacjach. Nie warto kierować się oszczędnością i decydować się na lokale, które dopiero pojawiły się na rynku. Przyjęło się, że im bardziej eleganckie i prestiżowe miejsce, tym większa szansa na powodzenie. Warto zrobić wrażenie na gościach już od pierwszego momentu. Podczas tego typu spotkań nie ma miejsca na problemy organizacyjne, ponieważ będą one bardzo szybko zauważone, co zmniejszy szansę na powodzenie. Dobrą opcją jest również przygotowanie planu B. Zawsze trzeba brać pod uwagę, że coś może pójść nie tak i być zabezpieczonym na tę sytuację. W innym wypadku goście mogą wyjść ze spotkania rozczarowani, a tego na pewno warto uniknąć. Czasami zdarzają się sytuacje, które można wyeliminować, a przykładem mogą być problemy z łączem. Dlatego warto przygotować się w taki sposób, aby mieć pod ręką łącze zapasowe.
Spotkanie biznesowe — nieodpowiednie miejsce
Wybór miejsca na spotkanie biznesowe nigdy nie powinien być dziełem przypadku. Jako organizatorzy nie możemy kierować się głównie oszczędnością, ponieważ możemy wybrać w ten sposób zupełnie niedopasowany lokal. Warto dokładnie zaplanować liczbę gości i zdecydować się na salę odpowiedniej wielkości. Powinny być w niej dogodne warunki i przestrzeń. Odpowiednia temperatura również ma znaczenie, ponieważ trudno skupić się na istocie spotkania, gdy jest zbyt gorąco lub zimno. Ważne jest także odpowiednie rozstawienie krzeseł i usadzenie gości. Warto zrobić to w taki sposób, aby każdy mógł w razie potrzeby wyjść z sali bez przeciskania się. Jeśli chodzi o odpowiednie miejsce na spotkanie biznesowe, warto wziąć również pod uwagę catering. Niedobre i źle dopasowane do okazji jedzenie potrafi pozostawić po sobie naprawdę złe wrażenie. To właśnie na organizatorach ciąży obowiązek dopasowania menu, a nawet zaplanowania przerw kawowych.
Nieprzestrzeganie zasad savoir-vivre
Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że istnieje coś takiego jak biznesowy savoir-vivre. Jeśli decydujemy się na organizację spotkania, a nie przestrzegamy podstawowych zasad i nie mamy szacunku do zaproszonych gości, to nasze spotkanie na pewno nie zakończy się sukcesem. Dlatego warto dokładnie zapoznać się z obowiązującymi zasadami. Na pewno warto wiedzieć, w jaki sposób okazywać szacunek zgromadzonym gościom. Najważniejszą kwestią jest wyciszenie telefonu. Nie możemy pozwolić sobie na to, aby podczas prelekcji nagle rozległ się dźwięk dzwonka. Sprawdzanie co chwilę, czy na ekranie nie pojawiły się nowe powiadomienia, również jest nie na miejscu. Czasami zdarza się jednak, że czekamy na ważny telefon, dlatego jeśli będziemy w takiej sytuacji, warto uprzedzić o tym fakcie gości. Kolejną ważną kwestią jest odpowiedni strój, którym okażemy szacunek zaproszonym gościom. Powinien być on adekwatny do rangi wydarzenia. Pamiętajmy o tym, że źle dopasowany strój jednego pracownika może wpłynąć negatywnie na cały wizerunek firmy.
Zapraszanie w ostatniej chwili
Najczęstszym błędem podczas organizacji spotkań biznesowych jest brak planu. Poza tym wiele spotkań tego typu organizowanych jest na ostatnią chwilę. Nie jest to dobry pomysł, ponieważ im wcześniej zaplanowane wydarzenie, tym większa szansa, że zjawią się na nim wszyscy goście. Niestety wciąż wielu organizatorów zaprasza ich w ostatnim momencie, co może skutkować brakiem ich obecności. Może okazać się, że gdy wręczymy im zaproszenie, będą mieli już plany na ten konkretny dzień. Warto uniknąć sytuacji tego typu, a wszystkie kroki zaplanować z konkretnym wyprzedzeniem. Poza tym im wcześniej zaprosimy na wydarzenie, tym goście mają więcej czasu na to, aby o nim myśleć.
Brak przygotowania merytorycznego
Każde spotkanie biznesowe musi coś wnosić. Niedopuszczalna jest organizacja wydarzenia, na którym gość nie dowiaduje się niczego nowego o firmie czy możliwościach współpracy. Takie spotkanie będzie postrzegane przez gości jako strata czasu. Dlatego warto zrobić wszystko, aby odpowiednio się zaangażować. Pomocne będzie przygotowanie różnych materiałów i prezentacji. Ważne jest, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. To nie czas na literówki i błędy. Materiał musi być solidnie wykonany. Jeśli chcemy przygotować jakieś broszury, to dobrze będzie zadbać o jakość wydruku. Te wszystkie elementy będą świadczyły o naszej firmie. Materiały złej jakości mogą być bardzo negatywnie odebrane. Bardzo ważne jest również dokładne określenie zagadnień, które zamierzamy poruszyć. Gość musi wiedzieć, po co ma przybyć.
Jak widać, przygotowanie odpowiedniego spotkania biznesowego nie jest wcale łatwe. Okazuje się, że wiele osób decyduje się na takie wydarzenie, nie mając pojęcia, w jaki sposób je przeprowadzić. Bardzo ważne jest tutaj odpowiednie przygotowanie. Gość musi wiedzieć o wydarzeniu z odpowiednim wyprzedzeniem i musi być również poinformowany o programie. Bardzo ważne jest przygotowanie merytoryczne. Nie może zabraknąć czytelnych materiałów, a całość musi być zorganizowana w adekwatnym miejscu. Sala nie może być zbyt mała, a temperatura w niej musi być optymalna. Bardzo ważny jest również catering. Znając tych kilka zasad, można przygotować prawdziwe spotkanie biznesowe, które okaże się bardzo owocne dla firmy.
Źródła:
https://droga-do.pl/10-zasad-udanego-spotkania-biznesowego/
